Los eventos virtuales se han convertido rápidamente en la norma, y por una buena razón!! No solo puede alojarlos desde cualquier parte del mundo, sino que también pueden ahorrarle dinero, aumentar el compromiso con su audiencia y clientes potenciales, generar leads, desarrollar su marca y ayudarlo a establecerse a sí mismo o a sus clientes como líderes de la industria.
¿Qué es un evento virtual, exactamente?
Puede parecer obvio, pero un evento en línea es cualquier tipo de evento que organices … en línea. Esto incluye seminarios web, demostraciones, clases magistrales, preguntas y respuestas, paneles y entrevistas con celebridades o líderes de la industria.
A mayor escala, puede incluir ferias comerciales virtuales, conferencias y reuniones de toda la empresa. Los eventos en línea son excelentes porque a menudo le dan a la audiencia acceso directo a los oradores.
Esto genera confianza con los asistentes y aumenta la credibilidad de su industria como líder de opinión. Desde la estrategia hasta la planificación, el marketing, el alojamiento y la presentación, siga estos 30 consejos y trucos esenciales para ayudarlo a crear un evento virtual increíble.
¿Qué encontrarás aquí?
1. ESTRATEGIA DEL EVENTO
2. PLANIFICACIÓN DE EVENTOS
3. MARKETING DE EVENTOS.
Los eventos en línea se han convertido rápidamente en la norma, y por una buena razón. No solo puedes organizarlos desde cualquier parte del mundo, sino que también pueden ahorrarte dinero, aumentar el compromiso con su audiencia y clientes potenciales, generar clientes potenciales, construir su marca y ayudarlo a establecerse a sí mismo oa sus clientes como líderes.
A diferencia de los eventos presenciales, los eventos en línea pueden incluir seminarios web, demostraciones, clases magistrales, preguntas y respuestas, paneles y entrevistas con líderes.
A mayor escala, puede incluir ferias comerciales virtuales, conferencias, encuentros y encuentros para establecer contactos.
Los eventos en línea son definitivamente una gran arma para su marca, sin embargo, también conllevan un gran desafío en el diseño, la administración y la ejecución.
Los eventos en línea generan confianza con su audiencia, generan conversaciones y lo colocan como líder. Desde la estrategia hasta la planificación, el marketing, el alojamiento y la presentación, nos gustaría recomendarte estos 30 consejos y trucos que hemos recopilado de organizadores de eventos experimentados:
1. ESTRATEGIA DE EVENTOS ONLINE.
Comprenda a su audiencia. Antes de planificar cualquier cosa, responde las siguientes preguntas:
- 1. ¿Quién asistirá?
- 2. ¿Qué desafíos y problemas enfrentan?
- 3. ¿Cuales son sus metas?
Comprender quiénes son tus asistentes, sus propósitos y qué quieren, creará una base sólida para un evento en línea exitoso.
Sea coherente con la marca visual.
Es importante alinear los materiales de su evento en línea con la estética de su marca.
Es posible que piense en sus eventos en línea como algo separado de todo lo que hace, ¡no cometas ese error! Utiliza el mismo logotipo, colores, fuentes y otros gráficos o elementos que combinen con el estilo general de tu marca.
Al hacerlo, creará una experiencia coherente para sus asistentes y también hará que su marca sea más reconocible.
Piense en dispositivos móviles.
Muchos de sus asistentes pueden asistir a su evento en sus teléfonos, por lo que es importante optimizar la experiencia móvil al crear tus materiales.
Si está utilizando diapositivas, mantén el texto de cada diapositiva al mínimo y aumente el tamaño de la fuente para que sea legible desde una pantalla de bolsillo.
Selecciona una plataforma que admita dispositivos móviles con funciones interactivas, para que los asistentes puedan intervenir sin importar dónde se encuentren.
Monetizar, si es posible
Es posible que los eventos en persona se hayan detenido, pero eso no significa que no ofrezca el mismo valor en línea.
Si se ajusta a su estrategia en línea, encuentra cómo otorgar valor.
1. Opta por donaciones,
2. Cobra una pequeña tarifa por una experiencia seleccionada,
3. Cobrar por el acceso ilimitado al contenido durante y después del evento
4. Busque patrocinadores
5. Considera vender productos digitales: libros, revistas, etc.
6. Si lo deseas, busca un proveedor de boletos o un procesador de pagos que facilite el seguimiento pagos.
Incluso si es gratis, es posible que consideres permitir donaciones o solicitar que las personas se registren en un lugar para que sea más fácil comunicarse con los asistentes, realizar un seguimiento de los registros y más.
2. PLANIFICACIÓN DE EVENTOS EN LÍNEA
¡Busca ayuda!
Tienes la inteligencia para crear un evento virtual tú mismo, pero ¿realmente quieres hacerlo?
Creeme, los eventos en línea podrían ser más desafiantes que los eventos presenciales.
Con tantos factores tecnológicos y diferentes estrategias a considerar, vale la pena dedicar tiempo a investigar y preguntar a sus compañeros qué les ha funcionado y qué no, pero lo más importante es buscar un equipo dedicado que pueda unirse a usted.
Asiste a otros eventos virtuales y toma notas para reflexionar sobre cuándo es tu turno de organizar el tuyo.
Si tiene acceso a un equipo, definitivamente necesitará averiguar quién es el más experto en tecnología y pedir su ayuda. Ellos te guiarán a través de todos los requisitos tecnológicos, esto es muy importante, no quiere que sus asistentes se enfrenten con problemas de audio o video roto.
Asigne un miembro del equipo para las interacciones y comunicaciones de los asistentes, mientras te concentras en lo que haces mejor: presentar.
Si no tiene acceso a un equipo, elegir la plataforma adecuada es fundamental, compartiremos a continuación algunas recomendaciones.
Elije un tema estelar.
Al elegir su tema, es importante recordar que el contenido es el rey, ¡pero brindar experiencias memorables es su reina!
Los asistentes le están invirtiendo tiempo para aprender algo, así que priorice lo que crea que encontrarán más interesante, valioso, encantador y memorable. Proporcione el mayor valor posible.
Mantente alejado de ser demasiado amplio o vago y concéntrate en un área específica. Por ejemplo, si se dirige a la meditación tantra y deseas mostrar tus conocimientos, no elijas simplemente «Meditación» como tema.
En su lugar, acércate a un segmento donde tengas conocimientos especiales.
Posterior, divide tu conocimiento sobre este segmento en partes más pequeñas que puedan no ser muy conocidas.
Esto le ayudará a mantenerse concentrado y a mantener a su audiencia interesada.
Elije tu formato.
Una vez que elijas el tema, es hora de planificar el formato virtual que va a utilizar. Pruebe los formatos que le atraen, o incluso pruebe una combinación, hasta que encuentres el que tenga más éxito con tu audiencia y sea más fácil de implementar.
Los primeros 3 eventos serán súper desafiantes y tal vez no salgan como deseabas, pero creeme, ¡esta curva de aprendizaje vale la pena!
A continuación, se muestran algunos formatos populares:
- 1. Presentador único: Un presentador comparte sus ideas o consejos.
- 2. Presentadores duales: Dos presentadores pueden ayudar a informar e involucrar a la audiencia desde dos perspectivas diferentes.
- 3. Panel: Organize un grupo de expertos que hablen sobre un tema específico. Preguntas y respuestas: las preguntas y respuestas son una excelente manera de maximizar la participación de los asistentes.
- 4. Un experto o un panel de expertos.
- 5. Responde las preguntas que hace tu audiencia a través de las redes sociales o el chat.
- 6. Entrevista: Presenta a un conocido orador invitado para aumentar la asistencia y desarrollar tu propia autoridad.
- 7. Demostración del producto: Si estás promocionando un producto, el formato de demostración o tutorial del producto puede ser una excelente manera de mostrar lo que vendes.
- 8. Preguntas Libres: Si deseas tomar la ruta social, organizz un “Pregúnteme cualquier cosa” para brindarle a su audiencia la oportunidad de conocerlo a usted ya su marca de manera más personal.
- 9. Encuentra un gran orador. Si estás organizando un evento en línea con oradores, asegúrate de que tengan la experiencia adecuada para hablar sobre el tema que elegiste. Tus oradores deben tener cierta autoridad y credibilidad sobre el tema.
Investiga sobre posibles oradores para ver cómo les va en un contexto de hablar en público. De esa manera, puedes dar fe de sus habilidades como presentador.
Elija una fecha y hora.
Al elegir una fecha y hora, piense en las actividades diarias de su audiencia. Si está atrayendo a la multitud de 9 am a 5 pm, es probable que el lunes no funcione.
Pero más adelante en la semana, ¿cuando necesitan un descanso mental de su carga de trabajo? Mucho mejor.
Tenga en cuenta también las zonas horarias.
Si tiene su sede en Europa Central, lo más probable es que iniciar un evento en línea a las 9 am Sea la hora de dormir para los asistentes de América.
Elija la plataforma adecuada.
Cuando busque la plataforma adecuada para su evento, observe los pros y los contras de cada uno.
NO HAY UNA PLATAFORMA PERFECTA QUE SE ADAPTE A TODAS SUS NECESIDADES, DEBES DE ACEPTAR ESTO.
Pregúntate lo siguiente:
- 1. ¿Está en tu presupuesto?
- 2. ¿Tiene las funciones que necesitas? (Las grabaciones y las encuestas son buenas características para buscar).
- 3. ¿Cuántos asistentes pueden unirse?
- 4. ¿Están disponibles los recursos que necesita para tener éxito? (Vale la pena considerar una sólida base de conocimientos o el acceso a un administrador de éxito del cliente)
Las opciones de plataforma incluyen: HeySummit, Remo, Hopin, Zoom, GoTo, Adobe Connect, Google Meet, ON24, Webex,
PRUEBA SU TECNOLOGÍA
Una vez que hayas elegido tu plataforma. En una publicación siguiente, compartiremos contigo PROS y CONTRAS.
Prueba todas las funciones que desee utilizar durante su evento y graba un video. Confía en los comentarios y opiniones de organizadores experimentados.
Obtenga una segunda opinión sobre sonido, calidad de video, telón de fondo y cualquier otra cosa que optimice tu evento para que sea lo mejor posible.
Realiza un ensayo antes del día de la presentación.
Programa una prueba y actúa como si fuera real. Asegúrese de que todo el equipo funcione correctamente, que las diapositivas estén en orden y que los oradores sepan lo que están haciendo, para que no se encuentre con sorpresas el día de su evento.
Este también es un buen momento para evaluar el ruido, la luz y la conexión a Internet.
Revisa tu espacio para ver si hay algún sonido que pueda distraer, silencia las notificaciones y el tono de llamada de su teléfono, asegúrate que tus mascotas y niños no accedan al espacio de tu presentación…. A menos que Utilices esto como un gran rompehielos!
Envía pautas, recomendaciones y consejos a tus oradores. Es super importante que cada persona que presenta sepa qué puede hacer, por cuánto tiempo, cómo puede hacerlo mejor o cualquier otra recomendación.
Los oradores generalmente se preparan con anticipación para su presentación, pero en eventos virtuales, deberás guiarlos a través de pautas más específicas para considerar el desafío de presentarse a una audiencia en línea.
Si tus altavoces se interrumpen, cortan o pierden el sonido del micrófono, será una experiencia decepcionante.
Ten un contenido de respaldo.
No podemos predecir qué podría salir mal, por lo tanto, tener un contenido de respaldo será crucial para guardar la fecha.
Considere tener algunas notas adicionales de: hechos interesantes, historias, noticias, etc., o incluso pregrabar algunos videos, para que puedas mostrar todo el contenido durante tu evento.
Documenta tu proceso.
Si deseas optimizar tu evento en el futuro, documentar tu proceso es una excelente manera de hacerlo. Has una lista de tareas pendientes o una plantilla de gestión de proyectos.
Realiza un seguimiento de sus fechas, temas y oradores en un calendario editorial para saber qué está sucediendo y cuándo.
Además, haga una lista de tareas pendientes que incluya todas las tareas que realizas, en cada etapa. Organizarse hará que sea mucho más fácil duplicar lo que funciona y ajustar su proceso a la perfección.
Dale un vistazo a nuestro evento híbrido: Virtual y Presencial que organizamos cada año: Purpose-Driven Awards, los premios a los líderes con impacto social y ambiental más influyentes, en este capítulo dedicado a América Latina.
Tiempo estimado de preparación Presencial: 55 días
Tiempo estimado de preparación Virtual: 25 días
3. MARKETING DE EVENTOS ONLINE
Cree una página de aterrizaje.
Dependiendo del tipo de evento que estás creando y para quién esté comercializado, podrías considerar crear una página de aterrizaje. Puedes usarlo para que tus asistentes se registren y proporcionen quién, qué, cuándo y dónde de tu evento en un formato digital que sea fácil de compartir.
Una página de aterrizaje es una oportunidad para que tu audiencia se entusiasme con tu evento, así que asegúrate de incluir detalles ATRACTIVOS sobre lo que aprenderán / obtendrán.
Escribe una publicación de blog y compártela en las redes sociales.
Puedes escribir algunos párrafos sobre lo que lo llevó a crear su evento, por qué es relevante para su audiencia en este momento y qué aprenderán.
Posterior, comparte la publicación de su blog en redes sociales para aumentar la asistencia. Recuerda usar hashtags, o crear un hashtag de marca propio, que pueda funcionar bien para que los asistentes hagan preguntas o publiquen su propio contenido en las redes sociales durante su evento.
Esto aumenta la participación de tu audiencia y expande el alcance de tu marca.
Utiliza el correo electrónico para promocionar tu evento.
Si tienes una lista de correo electrónico, promociona tu evento entre tus suscriptores. Asegúrate de enviar recordatorios por correo electrónico a los asistentes que ya se hayan registrado.
Puedes enviarles un correo electrónico de «gracias por registrarse» y luego enviar un correo electrónico de recordatorio uno o dos días antes del evento, así como uno aproximadamente una hora antes de que comience. ¡QUE SEA BREVE!
También puedes usar el correo electrónico después de tu evento para pedirles a los asistentes comentarios que puedan usarse para mejorar tu próximo evento virtual.
Los eventos virtuales comienzan a tiempo.
Llegar tarde a una reunión nunca es bueno, ¡ni siquiera virtualmente! Todo tu equipo de presentación debe estar listo entre 30 y 40 minutos antes de que llegue el momento de dar inicio. Si tu evento dura más de una hora, agenda en tu calendario para tener suficiente tiempo para prepararse y cerrar.
Para ahorrar tiempo, asegúrate de configurar el micrófono de forma predeterminada en silencio y pide a tu audiencia que limite las interacciones hasta el final de la presentación, si es necesario.
Engáncha a tu audiencia en los primeros 15 segundos.
Los primeros segundos de tu evento determinan si los asistentes seguirán mirando o se desconectarán e irán a otro lugar.
Por lo tanto, dígales exactamente lo que van a aprender, resuma los problemas que les resolverá y bríndeles con algo particularmente emocionante que estará guardando hasta el final.
Establezca el tono dando la bienvenida a las personas por su nombre y saludando.
Practica decir las biografías de tus oradores en voz alta antes de tu evento, para que puedas presentarlos sin problemas.
¡MANTÉN LAS INTRODUCCIONES BREVES!
Preparación de preguntas y respuestas.
Preguntas.
Es una buena idea tener lista una lista de preguntas preparadas, en caso de que la audiencia no esté tan comprometida como esperaba.
Si tienes una audiencia muy comprometida y se queda sin tiempo antes de poder responder a todos, tómese el tiempo para hacer un seguimiento por correo electrónico.
Esta es una excelente manera de fortalecer aún más tu conexión con los asistentes mucho después de que finalice tu evento.
Encuentra tu zen.
Al igual que con los eventos en vivo, no importa cuánto planee, algunas cosas están fuera de tu control. Es probable que ocurran fallas, ya sea en tu WiFi, tu computadora portátil o el software que está utilizando.
Así que prepárete para ellos con anticipación y no tendrá un colapso en la pantalla frente a tu audiencia.
Y finalmente: !No te rindas!
Somos humanos y, a veces, puedes girar los errores a tu favor. Enfréntate a todo lo que pase con calma y recuerda que el espectáculo debe continuar.
Inspirado por
Hopin
HeySummit