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Los eventos virtuales se han convertido rápidamente en la norma, y ​​por una buena razón!! No solo puede alojarlos desde cualquier parte del mundo, sino que también pueden ahorrarle dinero, aumentar el compromiso con su audiencia y clientes potenciales, generar leads, desarrollar su marca y ayudarlo a establecerse a sí mismo o a sus clientes como líderes de la industria.

¿Qué es un evento virtual, exactamente?  

Puede parecer obvio, pero un evento en línea es cualquier tipo de evento que organices … en línea. Esto incluye seminarios web, demostraciones, clases magistrales, preguntas y respuestas, paneles y entrevistas con celebridades o líderes de la industria. A mayor escala, puede incluir ferias comerciales virtuales, conferencias y reuniones de toda la empresa.

Los eventos en línea son excelentes porque a menudo le dan a la audiencia acceso directo a los oradores. Esto genera confianza con los asistentes y aumenta la credibilidad de su industria como líder de opinión.

Desde la estrategia hasta la planificación, el marketing, el alojamiento y la presentación, siga estos 30 consejos y trucos esenciales para ayudarlo a crear un evento virtual increíble.

Estrategia de evento virtual

1. Comprende a tu audiencia

Antes de planificar cualquier cosa, responda las siguientes preguntas: 

  • ¿Quién asistirá? 
  • ¿Qué desafíos y problemas enfrentan?
  • ¿Cuáles son sus objetivos?

Comprender quiénes son sus asistentes, con qué están luchando y qué quieren creará una base sólida para un evento virtual exitoso.

2. Sea consistente con la marca visual

Es importante alinear los materiales de su evento en línea con la estética de su marca. Es posible que pienses que tus eventos en línea están separados de todo lo que haces, ¡no cometas ese error! 

Use el mismo logotipo, colores, fuentes y otros gráficos o elementos que coincidan con el estilo general de su marca. Al hacerlo, creará una experiencia consistente para sus asistentes y también hará que su marca sea más reconocible. 

3. Piensa móvil

Muchos de sus asistentes pueden asistir a su evento en sus teléfonos, por lo que es importante optimizar la experiencia móvil al crear sus materiales. 

Si usa diapositivas, mantenga el texto en cada diapositiva al mínimo y aumente el tamaño de la fuente para que se pueda leer desde una pantalla de bolsillo. Seleccione una plataforma que admita dispositivos móviles con sus características interactivas, para que los asistentes puedan intervenir sin importar dónde se encuentren. 

4. Monetizar, si es posible 

Los eventos en persona pueden haberse detenido, pero eso no significa que no traigas el mismo valor en línea. Si se ajusta a su estrategia en línea, vea dónde puede recaudar dinero, optar por boletos de donación o cobrar una pequeña tarifa por una experiencia curada. 

Si así lo decide, debe buscar un socio de venta de entradas o un procesador de pagos que facilite el seguimiento de quién ha pagado para que pueda cerrar su evento en consecuencia. Incluso si es gratis, es posible que desee considerar permitir donaciones o solicitar que las personas se registren para un lugar para que sea más fácil comunicarse con los asistentes, realizar un seguimiento de los registros y más.

Planificación de eventos virtuales

5. Consigue ayuda

Claro, tienes la inteligencia para crear un evento virtual por ti mismo, pero ¿realmente quieres hacerlo? Con tantas partes móviles y las diferentes estrategias a tener en cuenta, vale la pena dedicar tiempo a la investigación y compañeros preguntando qué tiene y no ha trabajado para ellos . Dedique tiempo para asistir a eventos virtuales y tome notas procesables para reflexionar cuando sea su turno de estar en el asiento del conductor. 

Si tiene acceso a un equipo, averigüe quién es el más experto en tecnología y solicite su ayuda. Pueden ayudarlo a resolver problemas y moderar las interacciones de los asistentes mientras se concentra en lo que mejor hace: presentar. Si no tiene acceso a un equipo, elegir la plataforma adecuada es fundamental. 

6. Elige un tema estelar

Al elegir su tema, es importante recordar que el contenido es el rey. Sus asistentes se están presentando para aprender algo, así que priorice lo que cree que les resultará más interesante (vea el consejo # 1). 

Manténgase alejado de ir demasiado amplio o vago, y afinar en un área específica. Por ejemplo, si te estás enfocando en los amantes de los perros y quieres mostrar tus conocimientos, no solo elijas «perros» como tema. En cambio, amplíe una raza de la que tenga un conocimiento particular. Luego, divida su conocimiento sobre esa raza en pedazos más pequeños que pueden no ser conocidos. Esto te ayudará a mantenerte enfocado y mantener a tu audiencia interesada. 

7. Elige tu formato

Una vez que conozca su tema, es hora de planificar el formato virtual que va a utilizar. Pruebe los formatos a los que se siente atraído, o incluso pruebe una combinación, hasta que encuentre el que tenga más éxito con su audiencia y sea más fácil de implementar 

Aquí hay algunos formatos populares:

  • Presentador único: un presentador comparte sus ideas o consejos.
  • Presentadores duales: dos presentadores pueden ayudar a informar e involucrar a la audiencia desde dos perspectivas diferentes. 
  • Panel: Organice un grupo de expertos que hablen sobre un tema específico.
  • Preguntas y respuestas: las preguntas y respuestas son una excelente manera de maximizar la participación de los asistentes. Un experto, o panel de expertos, responde las preguntas que su audiencia hace a través de las redes sociales o el chat. 
  • Entrevista: organice un influencer popular como orador invitado para aumentar la asistencia y construir su propia autoridad. 
  • Demostración del producto: si está promocionando un producto, la demostración del producto o el formato de tutorial puede ser una excelente manera de mostrar lo que está vendiendo. 
  • AMA: si desea tomar la ruta social, organice un “Pregúntame cualquier cosa” para darles a sus seguidores la oportunidad de conocerse a usted y a su marca más personalmente

8. Encuentra un gran orador

Si está organizando un evento en línea con oradores, asegúrese de que tengan la experiencia adecuada para hablar sobre el tema que ha elegido. Sus oradores deben tener cierta autoridad y credibilidad sobre el tema. 

Investigue sobre posibles oradores para ver cómo les va en un contexto de hablar en público. De esa manera, puedes responder por sus habilidades como presentador. 

9. Elige una hora y fecha 

Al elegir una hora y una fecha, piense en las actividades cotidianas de su audiencia. Si estás atrayendo a la multitud de 9 a 5, el lunes probablemente no va a funcionar. Pero más adelante en la semana, ¿cuándo necesitan un descanso mental de su carga de trabajo? Mucho mejor. 

Tenga en cuenta las zonas horarias también. Si se basa en la costa este, comenzar un evento en línea a las 9 a.m. probablemente sea demasiado temprano para los asistentes a la costa oeste.

10. Elige la plataforma adecuada

Cuando busque la plataforma adecuada para su evento, observe los pros y los contras de cada uno. Pregúntate lo siguiente: 

  • ¿Está en tu presupuesto? 
  • ¿Tiene las características que necesitas? (Las grabaciones y encuestas son buenas características para buscar). 
  • ¿Cuántos asistentes pueden unirse? 
  • ¿Están disponibles los recursos que necesita para tener éxito? (Vale la pena considerar una sólida base de conocimiento o acceso a un administrador de éxito del cliente)

Las opciones de plataforma incluyen:

  • Enfocar
  • Ir
  • Adobe Connect
  • Hangouts de Google
  • ON24
  • Webex

 

11. Pon a prueba tu tecnología

Una vez que haya elegido su plataforma, configure una prueba. Pruebe todas las funciones que desea usar durante su evento y grabe un clip. 

Obtenga una segunda opinión sobre su sonido, calidad de video, fondo y cualquier otra cosa que optimice su evento para que sea lo mejor posible.

12. Hacer una carrera en seco

Antes del día de la presentación, programe una carrera en seco y actúe como si fuera real.

Asegúrese de que todo el equipo funcione correctamente, que las diapositivas estén en orden y que los oradores sepan lo que están haciendo, para que no tenga sorpresas el día de su evento.

Este también es un buen momento para evaluar el ruido. Revisa tu espacio para ver si hay posibles sonidos de distracción, silencia las notificaciones de las aplicaciones que se ejecutan en tu computadora y asegúrate de que los niños y las mascotas no puedan acceder a tu espacio mientras estás alojando.

13. Documente su proceso

Si desea optimizar su evento en el futuro, documentar su proceso es una excelente manera de hacerlo. 

Haga un seguimiento de sus fechas, temas y oradores en un calendario editorial para saber qué está sucediendo y cuándo. Además, haga una lista de tareas que incluya cada tarea que realice, en cada etapa. Organizarse hará que sea mucho más fácil duplicar lo que funciona y ajustar su proceso a la perfección.  

Marketing de eventos virtuales

14. Crear una página de destino

Dependiendo del tipo de evento que esté creando y con quién esté promocionando, podría considerar crear una página de destino. Puede usarlo para que sus asistentes se registren y proporcionar quién, qué, cuándo y dónde de su evento en un formato digital que sea fácil de compartir.

Una página de destino es una oportunidad para entusiasmar a su audiencia con su evento, así que asegúrese de incluir detalles interesantes sobre lo que aprenderán.

15. Escribe una publicación de blog y compártela en las redes sociales

Escriba una publicación de blog para promocionar su evento con anticipación. Puede escribir algunos párrafos sobre lo que lo llevó a crear su evento, por qué es relevante para su audiencia en este momento y qué aprenderán. 

Luego, comparta su publicación de blog en las redes sociales para aumentar la asistencia. Recuerde usar hashtags o cree un hashtag de marca propio, que puede funcionar bien para que los asistentes hagan preguntas o publiquen su propio contenido en las redes sociales durante su evento. Esto aumenta el compromiso de su audiencia y expande el alcance de su marca. 

16. Use el correo electrónico para promocionar su evento 

Si tiene una lista de correo electrónico, promocione su evento entre sus suscriptores. Asegúrese de enviar recordatorios por correo electrónico a los asistentes que ya se hayan registrado. Puede enviarles un correo electrónico de “gracias por registrarse” y luego enviar un correo electrónico recordatorio uno o dos días antes del evento, así como uno una hora antes de que comience. 

También puede usar el correo electrónico después de su evento para pedirles a los asistentes comentarios que puedan usarse para mejorar su próximo evento virtual.

Alojamiento de eventos virtuales

17. Comience a tiempo

Llegar tarde a una reunión nunca es un buen aspecto, ¡incluso virtualmente! Todo su equipo presentador debe estar listo 10-15 minutos antes de que sea hora de lanzarse. Si su evento dura una hora, bloquee su calendario durante una hora y media para que tenga suficiente tiempo para prepararse y cerrar. Para ahorrar tiempo, asegúrese de configurar el micrófono predeterminado del asistente para silenciarlo y solicite a su audiencia que limite las interacciones hasta el final de la presentación, si es necesario. 

18. Engancharlos en los primeros 15 segundos

Los primeros segundos de su evento determinan si los asistentes seguirán mirando o si se desconectarán y se irán a otro lugar. Entonces, dígales exactamente lo que van a aprender, resuma los problemas que resolverá y bromee con algo particularmente emocionante que esté ahorrando hasta el final.

Establezca el tono dando la bienvenida a las personas por su nombre y saludando. Practique decir las biografías de sus altavoces en voz alta antes de su evento, para que pueda presentarlas sin problemas. 

19. Preguntas y respuestas sobre preparación

Es una idea inteligente tener lista una lista de preguntas preparadas, en caso de que la audiencia no esté tan comprometida como esperaba. Si tiene una audiencia muy comprometida y se le acaba el tiempo antes de poder responder a todos, tómese el tiempo para hacer un seguimiento por correo electrónico. Esta es una excelente manera de fortalecer aún más su conexión con los asistentes mucho después de que su evento haya finalizado.

20. Encuentra tu zen 

Al igual que con los eventos en vivo, no importa cuánto planifique, algunas cosas están fuera de su control. Es probable que ocurran fallas, ya sea su WiFi, su computadora portátil o el software que está utilizando. Así que prepárate para ellos con anticipación y no tendrás una crisis en la pantalla frente a tu audiencia. ¡Y no te rindas! Somos humanos y, a veces, puedes equivocarte a tu favor. Trate lo que pase con calma y recuerde que el espectáculo debe continuar.

Presentación de eventos virtuales 

21. Escribe un guión impresionante

Un buen guión puede hacer o deshacer su evento. Trate su guión como su hoja de ruta que lo mantendrá en el camino correcto. No tiene que memorizar cada palabra que dice, pero al menos tiene un conjunto sólido de viñetas a las que puede referirse constantemente.

22. Práctica práctica práctica 

La práctica hace la perfección, y eso también se aplica a los eventos en línea. El hecho de que tenga un guión no significa que tenga que (o deba) leer su guión en voz alta palabra por palabra. Intenta practicarlo para que parezca que estás hablando de manera natural. Si tiene alguna experiencia de actuación, ahora es el momento ideal para ponerla en práctica. Al hablar de forma natural, incluso si está «fingiendo», puede expresar su mensaje de una manera que la audiencia pueda escuchar. 

23. Crear diapositivas visualmente interesantes

Es fácil querer meter tanto en cada diapositiva como quepa. No cometas este error. Para mantener a su audiencia comprometida (no bostezando), ponga énfasis en las imágenes en su presentación, no en las palabras. En su lugar, utilice un correo electrónico de recapitulación para resaltar texto importante.

Mire a través de sitios web de fotos gratis como Unsplash y Pexels para fotos hermosas que pueden ilustrar sus puntos. 

También puede probar diferentes formatos de medios, por ejemplo, videos, animaciones o archivos PDF para mantener su evento entretenido. 

24. Crea momentos interactivos

Planifique momentos específicos en su evento que inviten a su audiencia a participar, y sentirán que están más involucrados en lo que está sucediendo. 

Haga un cuestionario emergente, solicite sus respuestas en una encuesta y, en general, sea conversacional a medida que avanza por su contenido. La mayoría de las plataformas de eventos en línea tienen herramientas interactivas como un cuadro de chat, donde los asistentes pueden hacer preguntas y compartir sus respuestas a cualquier pregunta que plantee.

25. Vende mientras enseñas

Si está vendiendo un producto o servicio, no espere hasta el final para hacer su oferta. De hecho, todo su evento puede centrarse en enseñar a su audiencia lo que deberían desear. 

Luego, cuando haces una oferta, les estás ofreciendo exactamente lo que acaban de aprender que necesitan. 

26. Hacer un llamado a la acción

No permita que sus asistentes cierren sesión sin decirles qué paso pueden tomar a continuación. Si desea que se registren para una oferta por tiempo limitado o descarguen un informe especial, proporcióneles los enlaces de su evento y envíelos también en su correo electrónico de seguimiento. 

Si ofrece algo, asegúrese de que:

  • Es sencillo y fácil de comprar.
  • Es una gran oferta que les ahorra tiempo o dinero
  • Es algo que no pueden obtener en ningún otro lado
  • Solo está disponible para ellos durante su evento o por un tiempo limitado después (24-72 horas)

Seguimiento posterior al evento 

27. Crowdsource Su próximo tema

Si desea que sus asistentes asistan a sus eventos, entregue las riendas y déjelos votar sobre el próximo evento. Pregúnteles en las redes sociales, a través de una encuesta, o incluso antes de que su evento actual termine de ejecutarse. 

Esta estrategia hace que sea más probable que los asistentes regresen y le evita tener que plantear temas solo.

28. Enviar una encuesta

Si te mueres por saber cómo fue tu evento con tus asistentes, solo hay una forma de averiguarlo. Pregúntales. 

Con herramientas como Google Forms o SurveyMonkey, puede pedir a sus asistentes que compartan sus comentarios y discursos con una encuesta rápida. Sus comentarios pueden proporcionar información invaluable sobre cómo y qué mejorar. 

29. Enviar más contenido

La conversación no tiene que terminar cuando cierra su computadora. Envíe a todos los asistentes de su lista más contenido, incluso aquellos que no se presentaron o que se fueron a mitad de camino. Puede reutilizar el contenido que creó para su evento en un resumen de publicación de blog, o simplemente compartir el enlace a la grabación de video.

30. Rastrea tus resultados

Por último, pero no menos importante, recuerde realizar un seguimiento de sus métricas. ¿Cuántos asistentes se registraron? ¿De dónde provienen principalmente sus registros? Cuantos asistieron? ¿Y cuántos minutos pasaron viendo tu evento?

Obtener sus datos y analizarlos es clave para que sus eventos en línea sean aún más impresionantes. 

Danielle Rooney

Autora

Originalmente Publicado en Eventbride


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