Tablero de Productividad

¿CÓMO USARLO?

Paso 1.

Define tus objetivos semanales, escríbelos en notas adhesivas y pégalos en tu poster. 

No siempre pueden existir logros diarios, así que si no aplica en tu caso, con objetivos semanales es suficiente. 

Recomendación: Enfócate en objetivos realistas, medibles y alcanzables.

Paso 2. 

Escribe en notas adhesivas las tareas o actividades específicas a realizar, y coloca cada una de ellas  en tu Eisenhower Matrix de acuerdo a los siguiente cuadrantes:

Q1. El cuadrante 1 contiene las tareas urgentes e importantes, por lo que su prioridad es inmediata.

Q2. El cuadrante 2 contiene las tareas no urgentes pero importantes, por lo que deberás decidir cuándo realizarlas y nunca perderlas de vista.

Q3. El cuadrante 3 contiene las tareas urgentes, pero no importantes, lo más recomendable es delegarlas, o si trabajas individualmente, fusionar esta tarea con otras más importantes.

Q4. El cuadrante 4 contiene tareas no urgentes y no importantes, por lo que deberás archivarlas o eliminarlas si no trascienden a otro cuadrante en un mediano plazo. 

Paso 3. 

En equipo: Discute en equipo si las tareas están asignadas correctamente en los cuadrantes,  y si están alineadas con los objetivos.  

Individual: Vuelve a leer las tareas, y si es necesario, cámbialas de cuadrante. 

Evita tareas repetitivas y busca lograr un objetivo con el mínimo número de tareas. 

Ejemplo: 

Objetivo Semana 1: Construir una página web. 

Tarea 1. Contratar hosting y comprar dominio. Q1 (Urgente e Importante)

Tarea 2. Producir diseño y contenido. Q2 (No Urgente pero Importante)

Tarea 3. Hacer las ilustraciones. Q3 (Urgente pero No importante).

Tarea 4. Abrir una cuenta de Google Adwords para promoción. Q4 (No urgente y No importante). 

Objetivo Semana 2: Probar la página web entre amigos y conocidos. 

Tarea  1, 2, 3, 4…

Objetivo Semana 3: Corregir y mejorar la página web. 

Tarea  1, 2, 3,4…

Objetivo Semana 4. Publicar abiertamente la página web.

Tarea  1, 2, 3,4…

¿CÓMO INTERPRETARLO?

El tablero de productividad (Productivity Board) está diseñado para aquellos proyectos que no tienen una estructura o flujo de trabajo aún definido, por lo que no deberás de preocuparte si es poco claro, cambiante o a veces caótico. 

El objetivo de esta herramienta es poder dar claridad y  eficiencia  a tus esfuerzos, bajo las siguientes recomendaciones:

1. 1. Excesiva urgencia es síntoma de pobre planeación, así como la excesiva importancia es síntoma de poca claridad. Si la mayoría de tus tareas se concentran en un solo cuadrante, por ejemplo el Q1 (Importante y Urgente), es evidencia de que todavía no logras una planeación eficiente.  Deberás hacer el esfuerzo de tener la mayoría de tareas en el Q2 (Importante – No Urgente).

1. 2. Si trabajas en equipo, es importante establecer quién está realizando una tarea, y si ésta se encuentra en progreso o completada. 

1. 3. Identificar tareas repetitivas debe permitirte la automatización de las mismas.

1. 4. Tu productividad no depende del número de tareas realizadas, pero del número de objetivos logrados con el mínimo número de tareas. 

1. 5. Muchas tareas deberán moverse entre cuadrantes si los objetivos o tareas cambian. Si existe un excesivo movimiento, es posible que los objetivos todavía no sean muy claros.